En el ajetreado día a día que muchas veces nos consume, es importante poder tener control del tiempo que dedicamos a las actividades que realmente son productivas, tanto en nuestro trabajo como en nuestra vida personal. Muchos empresarios tienen el reto de poder administrar su tiempo de manera efectiva ya que, como suele suceder, muchas cosas dependen de ellos en sus empresas. En la medida que puedan dedicar su tiempo a lo realmente importante y delegar lo que se pueda delegar lograrán no sólo liberar sus días pero también ser más productivos.
Aquí algunas ideas de cómo poder administrar mejor este valor tan preciado que es el tiempo:
Técnica Pomodoro: Consiste en trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos seguidos de un descanso corto de 5 minutos. Después de completar cuatro bloques, se toma un descanso más largo de 15-30 minutos. Esta técnica le permite lograr una cantidad significativa en el transcurso del día sin dejar de tomar descansos adecuados. El tiempo relativamente corto de cada sesión también le permite concentrarse intensamente sin fatigarse mentalmente.
El método de la tarea más importante (MIT): El método MIT consiste en centrarse en lo esencial. En lugar de escribir una lista masiva de tareas pendientes y tratar de hacerlo todo, este método se enfoca en determinar las 1-3 tareas que son absolutamente esenciales, y luego concentrarse implacablemente en esas tareas durante el día. No es que nunca haga más de tres tareas en un día, sino que no haga nada más hasta que haya completado las tres tareas esenciales.
Si puede completar sus 1-3 tareas esenciales, todo lo demás se vuelve secundario, o tal vez incluso innecesario.
Matriz de Eisenhower: Clasifica las tareas según su urgencia y su importancia en una matriz de cuatro cuadrantes, lo que ayuda a priorizarlas y gestionarlas de manera efectiva. Urgente e importante pueden parecer palabras similares, pero al analizarlas en términos del principio de Eisenhower, la diferencia entre las dos es fundamental. Diferenciar entre lo urgente y lo importante dentro de la matriz de Eisenhower puede ayudarle a identificar en qué tareas debe enfocarse y qué tareas podrían ser mejor abordadas por otros miembros del equipo.
Las tareas urgentes requieren su atención inmediata. Cuando algo es urgente, debe hacerse ahora, y existen consecuencias claras si no finaliza esas tareas en un marco de tiempo específico. Las tareas importantes pueden no requerir atención inmediata, pero estas tareas le ayudan a lograr sus objetivos a largo plazo. El hecho de que estas tareas sean menos urgentes no significa que no importen.
Técnica de los 4 D's: Esta técnica se originó tomando como base la Matriz de Eisenhower pero le agrega mayor significado. Se trata de clasificar las tareas en: hacer (do), diferir (defer), delegar (delegate), o eliminar (delete), lo que ayuda a tomar decisiones rápidas sobre cómo abordarlas.
La primera "D" significa "Do" (Hacer). Esto representa a las tareas que son importantes y urgentes. Estas son las tareas que requieren atención inmediata.
La segunda "D" significa "Defer" (Aplazar). Esta categoría incluye tareas que son importantes pero no urgentes. Dichas tareas se pueden posponer o reprogramar después sin repercusiones negativas.
La tercera "D" significa "Delegate" (Delegar). Esto se refiere a las tareas que otras personas pueden realizar. Delegar tareas no solo ayuda a distribuir la carga de trabajo, sino también le permite aprovechar las habilidades y la experiencia de otras personas.
La cuarta y última "D" es "Delete" (Eliminar). Esta categoría incluye tareas y actividades innecesarias que no contribuyen a sus objetivos. Identificar estas tareas y determinar si merecen su tiempo y energía es importante.